ファクタリングに必須の「債権譲渡通知書」を徹底解説！
ファクタリングでは、債権の譲渡が行われます。
債権の譲渡が完了したあかつきには、債務者(取引先)に債権譲渡通知書を提出する必要があります。
この債権譲渡通知書は、原則として「譲渡人」となるファクタリングの利用者が作成・郵送しなければいけません。
しかし、具体的な記載内容、郵送の仕方などをご存知ない方もいらっしゃるのではないかと思います。
そのような方々に向けて、今回は「債権譲渡通知書」をテーマにお届けします。
債権譲渡通知書とは？
そもそも債権譲渡通知書とは、読んで字のごとく「債権者が第三者に変わったことを記載した通知書」のこと。
ファクタリングでは、依頼主に変わって私たちファクタリング業者(ファクター)が債務者に支払い請求をします。
債権者が変わる際には、債務者に対してそのことを事前に知らせなければいけません。
その手段として、債権譲渡通知書を債務者に提出します。
一般企業が利用する通常のファクタリングでは取引先の企業に通知しますが、診療報酬債権ファクタリングの場合は社保(社会保険診療報酬支払基金)や国保(国民健康保険団体連合会)に通知します。
通知書を郵送する際は、原則として内容証明郵便(郵便局がその内容や郵送した事実を公的に証明してくれる郵便)を利用します。
これは、債権の譲渡という重要な事案についての通知をした、という証拠を残すためです。
通常の郵便とは違い、「債務者に郵送する書類」のほか、「自身が保管するための書類」「郵便局が保管するための書類」を別途作成しなければいけない点に注意しましょう。
作成方法について
ではさっそく、債権譲渡通知書の作成方法について詳しく見てみましょう。
作成にはいくつかの決まりがあり、記載する内容もある程度決められています。
作成時のルール
①タイトルは「債権譲渡通知書」にする
②住所や署名は自筆で記入する
③文面については「手書き」「パソコン入力」のどちらでも可
④押印は実印にする
通知書に記載する一般的な内容
①譲渡人の氏名
②譲受人の氏名
③債権を第三者に譲渡したという旨
④譲渡した債権の内容
※債権をより特定しやすいように、「債権が発生した日付」「債権の種類」「契約内容」「債権額」などを記載しましょう。
⑤通知書を郵送した日付
基本的に上記の5項目を記載すれば問題ありませんが、補足として「今後、譲受人への支払いを促すような内容」を記載してもいいでしょう。
書式
書式については、内容証明郵便の規定に則って作成しましょう。
たとえば、「縦書き」「横書き」で文字数の規定が異なります。
縦書きの場合は「1行20字以内」「1枚26行以内」で作成する必要があります。
一方、横書きの場合は「1行13字以内」「1枚40行以内」で作成しなければいけません(1行26字以内、1枚20行以内での作成も可)。
※句読点や括弧については、いずれの書式でも1文字として数えます。
また、用紙の種類やサイズに決まりはありませんが、「債務者に郵送する書類」「自身が保管するための書類」「郵便局が保管するための書類」の3種類ですべて統一させる必要があります。
郵送の仕方について
内容証明郵便を利用できる郵便局は限られています。
具体的には、全国の集配郵便局または地方郵政局が指定する郵便局で利用可能です。
日本郵政グループの公式ホームページにて各地域の集配郵便局を検索することができるので、事前に最寄りの郵便局をチェックしておきましょう。
また、郵送する際は自身や郵便局が保管する分の書類を含め、3種類の通知書と印鑑、封筒を用意する必要があります。
封筒の表面には郵送先の氏名と住所、裏面には自身の氏名と住所を記載しておくと、スムーズに郵送できます。
ただし、内容証明郵便では郵便局が書面の内容を確認するため、あらかじめ封をする必要はありません。
郵送費用については、
①郵便料84円(定形25gまでの場合)
②一般書留料435円
③内容証明料440円(2枚目以降、1枚あたり260円の追加料金が発生)
④配達証明料320円
が必要です。
切手で支払う場合は封筒に貼り付けず、別に郵便窓口に提出しましょう。
GCMでは代行可能
いかがでしょうか。
以上、債権譲渡通知書の作成方法や郵送の仕方についてまとめました。
とはいえ、上記のような書式や内容を気にしつつ作成し、なおかつ内容証明郵便で郵送しなければいけないのは、何かと面倒に感じられるのではないでしょうか。
私たちGCMでは、この債権譲渡通知書の作成および社保・国保への送付を代行させていただくことが可能です。
・作成や郵送の時間を作るのが難しい
・初めてでどうしたらいいかわからない
そのような場合は、気軽にお申し付けください。